Tips Menggabungkan Beberapa Dokumen Word Menjadi Satu File Yang Sama
Selasa, 04 Agustus 2020
Sudah menjadi kebiasaan bila kita membuat dokumen microsoft word yang terbagi dalam beberapa judul, kita senang mengetiknya didokumen terpisah. Mungkin bermaksud agar mudah untuk mencarinya bila suatu waktu memerlukannya.
Padahal setelah menyelesaikannya, kita berkeinginan untuk menggabungkan menjadi satu dokumen word yang sama.
Sebagai contoh ketika membuat dokumen skripsi. Awalnya bagian cover kita pisah dari halaman abstrak, kata pengantar, dan daftar isi. Demikian juga bagian isi seperti BAB I, BAB II, hingga BAB penutup dibuat berbeda dari dokumen daftar pustaka.
Namun, baru ada informasi bahwa dokumen itu harus digabungkan jadi satu file saja. Wah jadi bingung, sudah terlanjur dibuat.
Bagaimana cara menggabungkan dokumen word?
Sebelum saya jelaskan caranya, ada baiknya kita pahami dulu kelebihan dan kelemahan bila dokumen word dibuat menjadi lebih dari satu file.
Kelebihan Membuat Dokumen Word Lebih Dari Satu File
a) Ukuran file / dokumen word jauh lebih kecil sehingga saat membuka proses loading-nya cepat / tidak lama.
b) Mudah untuk menemukan dokumen bila melakukan pengeditan ulang.
Kelemahan Membuat Dokumen Word Lebih Dari Satu File
a) Untuk membuka semua dokumen word, kita perlu waktu yang lama karena file dibuka satu persatu. Demikian halnya bila dokumen ditutup kembali bila usai digunakan, cukup menyita waktu.
b) Saat terbuka, tampilan layar dektop PC/laptop akan dipenuhi oleh jendela dokumen word. Apalagi disaat yang bersamaan kita sedang membuka aplikasi lain dan jendela windows explorer. Yakin tidak terganggu? Bila kita terbiasa dengan tampilan layar komputer yang simpel dan sederhana pasti terganggu dengan keadaan ini.
c) Bila PC/laptop punya spesifikasi standar tentu bikin lemot. Wajar, dengan membuka beberapa aplikasi dan dokumen sekaligus akan menguras tenaga memori internal PC/laptop.
d) Repot sendiri bila berpindah antar jendela dokumen word dan aplikasi yang sedang aktif.
Pemaparan kelebihan dan kelemahan di atas kadang tidak mempengaruhi niat kita untuk tetap menyatukan dokumen word. Namun, tak jarang dari kita sering dihadapkan dengan berbagai kendala salah satunya kita tidak tahu menahu cara untuk melakukan penggabungan beberapa dokumen word.
Cara simpel yang biasa kita lakukan adalah dengan menyalin kemudian melekatkannya dalam satu dokumen word (copy dan paste) yang sama.
Sepintas cara ini cukup baik, namun tak sedikit waktu yang kita perlukan untuk melakukannya. Apalagi bila yang digabung terdiri atas beberapa file yang banyak. Belum lagi isi tiap dokumen cukup panjang. Semakin komplit rasanya.
Namun teman-teman jangan khawatir. Ada cara lebih praktis dan efisien.
Microsoft word sebenarnya sudah menyediakan fitur untuk menyatukan dokumen word yang jumlahnya lebih dari satu untuk dijadikan satu file saja. Berikut caranya:
Cara Menggabungkan Beberapa Dokumen Word Menjadi Satu Secara Otomatis
1. Buat lembar kerja baru di aplikasi microsoft office word teman-teman, versi apa saja (2007 / 2010 / 2013 / 2016). Atau bisa juga dengan membuka salah satu dokumen word dimana ingin digabung atau ditambahkan (selanjutnya kita sebut dokumen pertama). Lalu atur dan posisikan kursor di akhir dokumen tersebut. Penempatan kursor sebagai penanda titik awal dimulainya teks/paragraf dokumen yang hendak digabungkan.
Namun bila sobat ingin memulainya di halaman baru, terpisah dari halaman dokumen sebelumnya, sobat bisa melakukannya dengan menekan menu tab INSERT lalu klik Page Break. Dari contoh dokumen ini halaman akan bertambah menjadi 2 lembar. Dihalaman ini nantinya dimulai penempatan teks / paragraf.
2. Pastikan menu tab INSERT masih aktif, lalu klik segitiga kecil di bagian tombol Object yang ada di grup Text, kemudian klik Text from File...
3. Muncul jendela Insert File. Lalu cari lokasi file / dokumen word yang digabung (dokumen kedua). Klik OK untuk mengakhiri dan memasukkan seluruh teks dokumen kedua ke dokumen pertama.
Bagaimana hasilnya?? Yakinlah bahwa semua teks / paragraf / tabel / gambar / grafik yang ada di dokumen kedua akan tersalin dengan otomatis menjadi satu bagian yang sama dengan dokumen pertama.
Apabila masih ada dokumen ketiga, keempat yang ingin sobat tambah, gampang saja, silahkan ulangi dan lakukan cara yang sama seperti langkah 2 dan 3.
Jangan lupa menyesuaikan format huruf dan page layout (margin) halaman
Kira-kira begitu teman-teman, dengan fitur ini kita jadi mudah menyatukan teks dari beberapa dokumen word berbeda menjadi satu dokumen saja. Demikian dan semoga bermanfaat.